Apa, Mengapa, dan Bagaimana Fungsi Organizing Dalam Manajemen

 

RESUME Materi 5
Sekilas Manajemen, Apa, Mengapa, dan Bagaimana Fungsi Organizing Dalam Manajemen

Hallo sobat mahasiswa ekonomi, gimana nih kabarnya hari ini? Semoga baik dan masih semangat ya sob. Sebelumnya mimin udah ngejelasin tentang fungsi planning atau perencanaan, nah sekarang mimin bakal ngebahas materi kelima yang gajauh dari fungsi juga nih, yaitu Fungsi Organizing, yuk kita mulai aja pembahasannya sob!

DEFINISI ORGANIZING

Organizing dalam manajemen adalah proses mengatur wewenang, tugas, dan tanggung jawab pada setiap individu yang berkaitan dengan perusahaan atau organisasi. Kemudian menjadi satu untuk mencapai rencana dan tujuan yang telah dibuat sebelumnya oleh perusahaan atau organisasi.

Cara Merancang Organisasi Yang Adaptif

Ø  Mengatur prinsip dan konsep

Ø  Mengatur struktur organisasi vertikal

Ø  Menggunakan mekanisme untuk koordinasi horizontal

Ø  Menyesuaikan berbagai desain elemen untuk situasi organisasi

STRUKTUR ORGANISASI

Ketika suatu organisasi sudah berdiri tentunya juga akan terus dikembangkan, oleh karena itu penting halnya untuk membentuk struktur organisasi. Menentukan bagaimana tugas dibagi, sumber daya dikerahkan, dan departemen dikoordinasikan.

Ø  Kumpulan tugas formal yang ditugaskan atau harus dikerjakan

Ø  Hubungan pelaporan atau kegiatan melaporkan secara formal

Ø  Rancangan sistem struktur organisasi ini dapat digunakan untuk memastikan koordinasi karyawan lintas departemen yang efektif

BAGAN ORGANISASI

Bagan organisasi merupakan representasi secara visual berupa gambar tingkatan jabatan di perusahaan. Di dalam bagan organisasi juga dapat memperlihatkan perangkat pekerjaan pekerjaan formal dimana terdapat kerangka kerja untuk pengawasan secara vertikal. Bagan organisasi dapat menunjukkan siapa bertanggung jawab kepada siapa dan siapa melaporkan kepada siapa dan nantinya akan terlihat dengan jelas siapa atasan dan siapa bawahan di suatu organisasi.

KONSEP PEMBAGIAN KERJA

Di dalam konsep pembagian kerja tugas-tugas yang ada dibagi lagi menjadi tugas-tugas yang lebih kecil untuk dibebankan kepada setiap individu. Setiap karyawan diharapkan untuk hanya mengerjakan tugas yang berhubungan dengan fungsi spesialisasi atau keahlian mereka masing-masing. Dengan adanya pembagian kerja ini, pekerjaan yang ada cederung lebih kecil, namun akan dapat dikerjakan dengan lebih efisien. Dengan demikian, pekerjaan yang ada dapat diselesaikan dengan cepat dan tepat.

 

Setelah mengetahui apa itu pengorganisasian, struktur organisasi, dan pembagian kerja. Mari kita bahas lebih lanjut beberapa unsur yang mendasari penyusunan hal-hal di atas.

Rantai Komando atau Chain Of Command

Merupakan garis otoritas yang tidak putus yang menghubungkan seluruh anggota di dalam suatu organisasi. Rantai komando menunjukan dan menjelaskan siapa melapor kepada siapa. Rantai komando berkaitan dengan dua prinsip yang mendasari:

Ø  Unity of Command atau Kesatuan Komando.

Ø  Scalar Principe atau Prinsip Skalar.

Otoritas atau Kewenangan

Merupakan hak formal dan sah yang dimiliki oleh seorang manajer untuk membuat keputusan dan memberikan perintah. Seorang manajer menggunakan kewenangan yang dimilikinya untuk mengalokasikan sumber daya yang ada demi mencapai hasil yang diinginkan organisasi. Kewenangan sendiri dibedakan menjadi tiga karakteristik, yaitu:

Ø  Kewenangan diberikan pada posisi yang ada di organisasi, bukan kepada orang. Hal ini berarti kewenangan yang ada didapatkan karena posisi yang diduduki seseorang, ketika orang tersebut tidak lagi menduduki posisi tertentu, maka kewenangan ini juga akan hilang.

Ø  Kewenangan diterima oleh bawahan.

Ø  Kewenangan mengalir ke bawah sesuai dengan hierarki vertikal.

Responbility atau Tanggung Jawab

Dalam setiap otoritas yang dimiliki oleh seorang manajer harus diimbangi dengan adanya tanggung jawab. Hal ini juga berlaku pada setiap karyawan yang harus bertanggung jawab pada pekerjaannya. Selain itu manajer juga diberikan otoritas sepadan dan di satu sisi, maanejer harus bertanggung jawab terhadap tugas yang harus dijalankan.

Accountability atau Akuntabilitas

Otoritas dan tanggung jawab yang dipegang oleh seorang manajer merupakan kepercayaan yang harus dipegang dan dijaga dengan baik kepada pihak lain. Akuntabilitas harus tercermin bagaimana setiap pemangku kepentingan dapat merasa senang dan merasa percaya pada perusahaan.

Delegation atau Delegasi

Delegasi adalah proses seorang manajer untuk menyerahkan sebagian pekerjaannya untuk diserahkan kepada bawahannya yang berkaitan tentang otoritas dan responsibilitas. Dan organisasi mendorong untuk seorang manajer untuk dapat menyerahkan otoritasnya kepada bawahannya agar tugas seorang manajer dapat lebih terstruktur dan dapat dijangkau, karena tidak mungkin semua pekerjaan dapat dilakukan oleh manajer.

Garis dan Kewenangan Staff

Ø  Kewenangan garis; individu dalam posisi manajemen yang memiliki kuasa formal untuk mengarahkan dan mengendalikan bawahan secara langsung.

Ø  Kewenangan staff; diberikan kepada staff yang memiliki spesialisasi di bidang keahlian tertentu.

Rentang Manajemen dan Rentang Kontrol

Merupakan seberapa ideal seorang manajer memimpin berapa banyak bawahan. terdapat dua pendekatan yaitu:

Ø  Pendekatan Tradisional : Satu manajer membawahi maksimal 7 bawahan

Ø  Pendekatan Organisasi Modern/ Sekarang : Satu manajer membawahi lebih dari 30 bawahan dikarenakan organisasi sekarang memiliki struktur yang lebih ramping

Rentang kontrol juga tergantung pada keterlibatan supervisor, yaitu:

Ø  Ketika keterlibatan supervisor dekat dengan bawahan, maka rentang kendali harus kecil

Ø  Ketika keterlibatan supervisor dengan bawahan tidak dekat, maka rentang  kendali/kontrol harus besar.

Tall vs Flat Structure atau Struktur Tinggi versus Datar

Rentang control yang digunakan dalam suatu organisasi menentukan apakah strukturnya tinggi atau datar. Struktur tinggi memiliki rentanng yang lebih sempit dan tingkat yang lebih hierarkis. Sedangkan struktur datar memiliki rentang yang lebar dan tersebar secara horizontal dan tingkat hierarki lebih sedikit. Pada masa saat ini lebih banyak digunakan rentang kendali yang lebih lebar atau datar.

Centralization vs Decentralization atau Sentralisasi vs Desentralisasi

Centralization adalah pemusatan dalam pengambilan keputusan pada satu titik, sedangkan Decentralization memberikan wewenang pada tingkat yang lebih bawah untuk mengambil keputusan. Perubahan yang lebih besar dan ketidakpastian dalam lingkungan biasanya dikaitkan dengan desentralisasi. Sentralisasi maupun desentralisasi harus sesuai dengan strategi perusahaan. Pada saat krisis atau resiko kegagalan perusahaan, otoritas dapat dipusatkan ke atas.

Departemenetalization atau Departementalisasi

Departementalisasi adalah basis atau dasar menentukan individu ke dalam departemen tertentu. Berikut merupakan beberapa pendekatan departementalisasi :

Ø  Pendekatan vertikal fungsional; Orang-orang dikelompokkan bersama dalam suatu departemen berdasarkan keahlian mereka

Ø  Pendekatan divisional; Dikelompokkan bersama berdasarkan produk, program, atau wilayah yang sama.

Ø  Pendekatan matriks horizontal; Rantai komando yang bersifat fungsional dan divisional. Beberapa karyawan melakukan pelaporan kepada dua atasan sekaligus.

Ø  Pendekatan team-based; Dibuat untuk menyelesaikan tugas tertentu.

Ø  Pendekatan jaringan; Kecil, hubungan sentral secara elektronik terhubung dengan organisasi lain yang melakukan fungsi vital atau penting. Departemen yang ada bersifat independen dan bisa ditempatkan dimana saja.

Ø  Pendekatan virtual; Menyatukan beberapa orang bersama untuk sementara dalam kesempatan tertentu kemudian dibubarkan lagi.

LIMA PENDEKATAN DESAIN STRUKTUR

Pendekatan Vertikal Fungsional

Pendekatan vertikal fungsional mengelompokkan orang-orang ke dalam berbagai departemen berdasarkan keterampilan yang mirip, keahlian, dan sumber daya yang digunakan.

Ø  Informasi mengalir dari atas ke bawah dan sebaliknya

Ø  Rantai komando bertemu di level atas

Ø  Manajer dan karyawan dapat sejajar karena pelatihan yang mirip dan keahlian yang mirip pula

Ø  Peraturan dan prosedur mengatur tugas dan tanggung jawab

Kelebihan Pendekatan Divisional

Ø  Penggunaan sumber daya secara efisien

Ø  Pengembangan spesialisasi keterampilan

Ø  Kontrol manajemen puncak

Ø  Koordinasi yang sangat baik

Ø  Pemecahan masalah teknis yang berkualitas

Kekurangan Pendekatan Divisional

Ø  Komunikasi yang buruk

Ø  Respon lambat terhadap perubahan eksternal

Ø  Keputusan terkonsentrasi di atas

Ø  Tanggung jawab menunjuk sulit

Ø  Pandangan terbatas tentang tujuan organisasi oleh para karyawan

Kelebihan Pendekatan Matriks Horizontal

Ø  Penggunaan sumber daya yang lebih efisien daripada hierarki tunggal

Ø  Beradaptasi dengan lingkungan yang berubah

Ø  Pengembangan keterampilan manajemen umum dan spesialisas

Ø  Keahlian tersedia untuk semua divisi

Ø  Tugas diperbesar untuk karyawan

Kekurangan Pendekatan Matriks Horizontal

Ø  Rantai komando ganda

Ø  Konflik yang tinggi antara 2 matriks

Ø  Banyak pertemuan untuk mengkoordinasikan kegiatan

Ø  Kebutuhan akan pelatihan hubungan manusia

Ø  Dominasi kekuasaan oleh satu sisi matriks

Kelebihan Pendekatan Team-based

Ø  Memiliki keuntungan yang sama dengan struktur fungsional.

Ø  Mengurangi penghalang antar departemen.

Ø  Waktu reaksi yang lebih cepat.

Ø  Moral yang lebih baik.

Ø  Mengurangi biaya administrasi.

Kekurangan Pendekatan Team-based

Ø  Adanya dua loyalitas dan konflik.

Ø  Waktu dan sumberdaya dominan terpakai untuk meeting.

Ø  Desentralisasi yang tidak direncanakan

Kelebihan Pendekatan Virtual

Ø  Daya saing global

Ø  Fleksibilitas tenaga kerja

Ø  Mengurangi biaya adminitrasi

Kekurangan Pendekatan Virtual

Ø  Tidak ada control langsung

Ø  Hilangnya bagian dari organisasi sangat berdampak pada sisa organisasi

Ø  Loyalitas karyawan melemah

Faktor yang Membentuk Struktur

Ø  Mengikuti strategi

Ø  Mencerminkan lingkungan

Ø  Menyesuaikan teknologi, baik teknologi layanan maupun digital

 

Sekian pembahasan materi kelima ini tentang fungsi organizing dalam manajemen, semoga membantu kalian semua untuk belajar seputar ekonomi ya sob! Tetap semangatt, semoga sehat selalu, dan nantikan postingan - postingan mimin selanjutnya, Terima kasih, dadahhh!

Sumber :

•  Youtube Dedi Purwana Channel – https://youtu.be/4De2P0E7MF4
• Buku Management 13th Edition by Stephen P Robbins, Mary Coulter

Jangan lupa kunjungi juga Website Sobat Dunia Kampus melalui link https://www.duniakampus40.net untuk mengetahui hal-hal seputar dunia perkuliahan.